Funktionen

Dateimanager
  • Die IT-Sicherheitsrichtlinie (gültig seit 1.1.2021) untersagt Vertragsärzten explizit die Nutzung von OneDrive (und damit letztlich auch iCloud, Google Drive und DropBox)t.
  • Bei smartpraxx hingegen speichern Sie Ihre Dateien sicher auf dem eigenen Serveranteil in einem deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum.
  • Suchfunktion 5 – 20x schneller als die herkömmliche Windows-Suche.
  • Inkl. Zugriff von unterwegs per App (iOS, Android, FDroid), automatischer Versionierung, einem fertigen Aktenplan und vielem mehr.

Wichtig für:

DS-Beauftragte Praxisinhaber:innen Praxismanager:innen QM-Beauftragte

Modul aktiv seit

Q1 - 2022

Highlights:

Sicherer Zugriff - in der Praxis und von unterwegs
  • Zugriff per Browser an jedem Praxisarbeitsplatz (beliebig viele) und vom Homeoffice,
  • Zugriff von unterwegs per nativer App (iOS, Android), Nachsynchronisation bei schlechter Netzabdeckung.
  • Sicher: Praxiseigener Serveranteil in deutschem Rechenzentrum (Hetzner), 100% konform zur DSGVO und IT-SiRiLi. Details
  • Do-Not-Track: smartpraxx hat  selbstverständlich keine Kenntnis von den gespeicherten Inhalten.

 

Blitzschnell Finden statt lange Suchen
  • Blitzschnelle Suche: ca. 5-20 x schneller als die Windows-Suchfunktion.
  • Findet auch Chatinhalte, Aufgaben usw.
Jede:r sieht das, was er / sie sehen muss / soll
  • Rollen- und Rechtekonzept – frei veränderbar (Zugriffskontrolle nach DSGVO)
  • “Geheimordner” für die Praxisleitung – Inhalte sind bei Bedarf teilbar
  • Schutz von vor versehentlichem Löschen von Patientenformularen /  QM-/Datenschutzdateien
BONUS: Modularer Aktenplan für Praxen
  • exklusiv bei smartpraxx
  • Jeder findet alles: Online und Offline
  • Kompletter Ordnerstrukturvorschlag implementiert (veränderbar, erweiterbar)
  • Inkl. Word-Vorlage für Ordnerrückenetiketten breit/schmal

Details / Anwendungsfälle

Mit dem smartpraxx-Dateimanager wird QM und Datenschutz usw. auf einmal ganz einfach
  • Schutz gegen versehentliches Löschen: “Ab Werk” sind QM-Dateien (Checklisten, SOPs usw.) oder Datenschutzdokumente (z.B. Verzeichnis Verarbeitungstätigkeiten usw.) so geschützt, dass sie zwar vom gesamten Team eingesehen werden können, aber nicht versehentlich gelöscht werden können.
  • Nur QM-Beauftragte, Datenschutzverantwortliche, das Praxismanagement und die Praxisleitung können Dokumente verändern (hochladen, löschen usw.).
  • Teilungsfunktion: Bei Bedarf können einzelne Dateiordner oder Dateien mit weiteren Personen oder Personengruppen geteilt werden. Die Teilungen können zeitlich begrenzt werden. Die rechte können pro geteiltem Objekt bestimmt werden (nur Lesen, Löschen, Bearbeiten usw.)
  • Durch die automatisierte Dokumentenhistorie müssen Sie sich bei den Dateinamen nicht verbiegen: Die Arbeitsanweisung Quartalsabrechnung braucht daher nicht in “2022-03-12 Arbeitsanweisung Quartalsabrechnung V1.4” usw. benannt zu werden. Alte Dokumentenversionen können jederzeit zu Vergleichzwecken wiederhergestellt werden. Das aktuellste Dokument ist immer für alle greifbar.
  • Schluß mit “Aktenrundläufen” und fehlenden Unterschriften: Mit dem enthaltenen Modul “Umfragen” können Sie sich ganz einfach den Erhalt von neuen Dokumenten oder Regelungen revisionssicher bestätigen lassen (und die säumigen Personen erinnern…)
  • Zusammenarbeit: Aus Dokumenten heraus können Sie ganz einfach per Klick eine Nachricht im PraxisTalk erzeugen oder eine Aufgabenkarte im Aufgabenmanager. Sie können also z.B. bei der Überarbeitung von Dokumenten ganz unkompliziert mit den anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten.

 

 

 

Ordnung und Struktur online und auf Papier: Der modulare Aktenplan von smartpraxx

Wissenschaftler schätzen, dass rd. 20-30 % der Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen vergeudet werden. (z.B. Fraunhofer, Lean Office, 2006).

In unserer Zeit als Praxisberater waren wir oft Zeuge von Situationen wie diesen:

  • “Wo kann ich mir mal das QM ansehen?” – “Das hat XY auf dem Rechner zu Hause. Glaube ich. Sie ist aber gerade im Urlaub.”
  • “Wo sind denn jetzt die Garantieunterlagen für den Kartenleser?”
  • “Haben wir eigentlich einen zentralen Ordner für die aktuellsten Aufklärungsbögen?” – “Keine Ahnung, musst Du selber suchen.”

Kommt Ihnen das auch bekannt vor?

Die Lösung: Der Modulare Aktenplan von smartpraxx – speziell für Praxen und MVZ

  • Sowohl online als auch in Papierform ist jedes Dokument systematisch abgelegt.
  • Im Preis des Starter-Pakets enthalten.
  • Im Dateiordner “Praxisleitung” ist bereits eine Struktur festgelegt, mit der Sie 95% der üblichen Praxisdokumente strukturiert ablegen können.
  • Diese Struktur liegt auch als Excel-Datei bei: Ihr Aktenplan zum Ausdrucken und Anpassen.
  • Als kleinen Service liefern wir auch gleich ein Serienbrief-Dokument mit, mit dem Sie die Ordnerrückenschilder ausdrucken können (Vorlage für schmale und breite Ordner)
  • Selbstverständlich können Sie diese Struktur beliebig verändern – dann sollten Sie auch den mitgelieferten Aktenplan anpassen. Neue Elemente können modular hinzugefügt werden.
  • Übrigens: Unser Aktenplan ist sogar konform zu den Anforderungen der DIN ISO 15489 “Schriftgutverwaltung”

Resultat: Alle wissen (auch bei Urlaub / Krankheit von verantwortlichen Personen), wo was zu finden ist.

Informationen schnell finden: Die ideale Alternative / Ergänzung zu Lesezeichenlisten oder Desktopverknüfungen.

Egal, an welchem Arbeitsplatz Sie sich einloggen: Ihre Favoriten sind immer nur einen Klick weit entfernt.

Auf der persönlichen Startseite sieht jedes Teammitglied für sich auf einen Blick:

  • Welche Dateien oder Dateiordner sind für mich besonders wichtig?
  • Welche Websiten sind für meine Arbeit besonders wichtig?

Steuerung durch Gruppen: Jedes Teammitglied ist in bestimmten Gruppen, die von der Praxisleitung (PraxisAdmin) eingestellt werden können. Gruppen können z.B. Arbeitsbereiche sein, in denen Sie arbeiten (z.B. Labor, Anmeldung), aber auch unterschiedliche Standorte. Festgelegt werden die Rechte und Gruppen von ihrem PraxisAdmin. Im Rahmen des Starterpakets zeigen wir Ihnen genau, wie Sie dies nutzen.

Es kann zentral gesteuert werden, welche Links und Dokumentenordner bei welchen Arbeitsgruppen angezeigt werden.

Beispiel:

Sie legen fest, dass alle Teammitglieder Zugriff auf den Ordner “Patienteninfos” oder “Aufklärungsbögen” haben, Mitglieder der Gruppe “Abrechnung” erhalten z.B. einen Schnellzugriff auf die aktuelle Version von EBM, GOÄ, GOZ usw.

Persönliche Links: Selbstverständlich kann jedes Teammitglied für sich auch eigene Dateien, Dateiordner oder Links zu Websiten für sich ganz persönlich definieren. Ganz gleich, an welchem Arbeitsplatz Sie sich einloggen: Ihre Favoriten sind immer nur einen Klick weit entfernt.

Warum die Verwendung von Speicherdiensten aus den USA kritisch zu sehen ist

Einige (teils private) Anmerkungen unserer Datensicherheitsspezialisten zu Google Drive, DropBox, Box, OneDrive, iCloud und Co:

  • Gesundheitsdaten unterliegen laut Artikel 9 der DSGVO einem besonders hohen Schutzbedarf.
  • Stark vereinfacht gesagt: Gemäß dem Foreign Intelligence Security Act (FISA) der USA sind US-Unternehmen verpflichtet, den US- Geheimdiensten eine Hintertür offen zu lassen, und zwar ohne dass es der Kenntnis oder der Zustimmung des Dateneigners (also Ihnen)  bedarf.
  • Auswirkungen für die Praxis: Die IT-Sicherheitsrichtlinie (gültig für alle Vertragsarztpraxen seit 1.1.2021, vgl. IT-SiRiLi, Anlage 1, Nr. 5) fordert explizit, dass weder Microsoft Office 365 noch der Cloudspeicher Microsoft OneDrive von Praxen genutzt werden dürfen. Die gematik lehnt unseres Wissens nach sämtliche Dienste, die mit US-Komponenten arbeiten, ab. Auch eine DiGA wird unseres Wissens nach vom BfArm nicht zugelassen, wenn US-Komponenten (z.B. Amazon Web-Services etc.) verbaut sind.
  • “If you do not pay – you (and your data) are the product”: Die Produkte sind nicht kostenlos. Sie bezahlen dafür mit Ihren Daten. Ein Google-Profil hat z.B. einen Marktwert zwischen 150 und 200 $ (Börsenwert geteilt duch Zahl der Nutzer)

Bei smartpraxx läuft alles auf Ihrem Serveranteil, der beim ISO 27001 zertifizierten,  renommierten deutschen Hoster Hetzner liegt.

Details zum Sicherheitskonzept von smartpraxx finden Sie hier.

Weitere interessante Funktionen:

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